Подготовка документов ликвидированных организаций для передачи на хранение в государственный архив

Закон и право » Подготовка документов ликвидированных организаций для передачи на хранение в государственный архив

Основным нормативным актом, определяющим порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в редакции от 20.06.2008 № 349-З). В соответствии со ст. 16 вышеназванного Закона при ликвидации государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, т.е. организаций Списка № 1 1, документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив.

Документы с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии выделяются к уничтожению. Документы временного хранения с неистекшими сроками хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. Под документами по личному составу имеются в виду:

1. приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, длительных и зарубежных командировках работников;

2. личные карточки работников;

3. лицевые счета по зарплате работников;

4. личные дела работников;

5. акты о несчастных случаях на производстве;

6. алфавитные списки работников и другие документы с 75летним сроком хранения.

Если же ликвидируется организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, т.е. организация Списка № 2, тогда все ее документы передаются на хранение в архив вышестоящей организации.

В случае ликвидации организации негосударственной формы собственности документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются на хранение в районные и городские архивы, которые за последние годы созданы практически при всех районных и городских исполкомах нашей страны.

Документы постоянного хранения в организациях негосударственной формы собственности - это:

1. учредительные документы (Устав, положение об организации, свидетельство о государственной регистрации и др.);

2. протоколы собраний учредителей;

3. приказы по основной деятельности;

4. штатные расписания;

5. годовые бухгалтерские балансы (отчеты о финансово­хозяйственной деятельности) и ликвидационный баланс;

6. годовые статистические отчеты;

7. переписка по основным вопросам деятельности.

Руководство упорядочением документов ликвидированных организаций осуществляет ликвидационная комиссия.

Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственный архив на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям.

На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению, который вместе с описями также передается в государственный архив. Только после передачи документов на государственное хранение лик­видируемая организация получает из архива справку о том, что документы переданы на государственное хранение, после чего можно приступать к оформлению процедуры ликвидации организации.

В соответствии со ст. 56 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйст­вования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (в редакции от 17.12.2007 № 8), не только организации негосударственных форм собственности, но и индивидуальные предприниматели при прекращении своей деятельности обязательно должны сдавать документы по основной деятельности и личному составу в районные и городские архивы.

А теперь определимся с таким понятием как документы в упорядоченном состоянии. Это понятие означает, что документы, поступающие на государственное хранение, должны быть:

1. сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

2. переплетены;

3. оформлены в соответствии с архивными требованиями (пронумерованы, составлены заверительные надписи, в необходимых случаях составлены внутренние описи, оформлены реквизиты обложек дел);

4. на переплетенные и оформленные документы должны быть составлены сдаточные описи;

5. к описям составлена историкоархивная справка или предисловие.

Таким образом, первым этапом по подготовке документов ликвидированных организаций к передаче на государственное хранение является формирование дел строго в соответствии с номенклатурой дел.

В случае, если организация ликвидируется, а номенклатуры дел в организации никогда не было, необходимо провести тщательную экспертизу научной и практической ценности документов организации за все годы ее существования и сформировать дела, исходя из основных требований формирования дел, в частности, дело формируется из документов одного вида одного срока хранения за один календарный год. Исключение составляют личные дела и некоторые другие, связанные с рассмотрением одного вопроса в течение некоторого времени. В деле не должно быть копийных и дублетных экземпляров. Копии документов предусмотрены лишь в личных делах, а также допускается формирование учредительных документов в копийном варианте при отсутствии оригиналов.

Рассмотрим принципы формирования дел с документами постоянного хранения и по личному составу.

Это интересно:

Требования, предъявляемые к надзорной жалобе либо представлению
Надзорные жалоба или представление составляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению жалоб и представлений в кассационном порядке и направляются непосредственно в суд надзорной ...

Незаконное производство аборта
Часть первая настоящей статьи предусматривает ответственность за незаконное производство аборта лицом, не имеющим высшего медицинского образования соответствующего профиля (т.е. не имеющего сертифика ...

КАТЕГОРИИ

Copyright © 2018 - All Rights Reserved - www.burami.ru